Differenza tra archiviazione DIGITALE e archiviazione SOSTITUTIVA
- Procedura di acquisizione e gestione di documenti cartacei e digitali, organizzati in un archivio informatico che può risiedere sia nell’azienda stessa, sia online. La copia digitale o digitalizzata del documento non ha valore legale.
- Facilita l’organizzazione dei documenti in un archivio velocemente consultabile.
- È necessario mantenere la copia originale cartacea del documento.
- “…procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico” (fonte)
- Facilita l’organizzazione dei documenti in un archivio velocemente consultabile
- Non è necessaria copia cartacea. Dematerializzazione del documento
“La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.”
(Fonte. Vedi anche: firma digitale e la marca temporale.)
![firma_grafometrica_stampa_immediata Firma documento da tablet e stampa immediata della rievuta](https://www.krell.it/wp-content/uploads/2016/07/firma_grafometrica_stampa_immediata.jpg)
La firma grafometrica: quando la firma da dispositivo tablet o palmare ha valore legale?
Non tutti i dispositivi tablet, tavolette grafiche e palmari permettono di acquisire una firma che abbia valore legale.
Il dispositivo deve rispettare determinate caratteristiche tencniche nell’algoritmo di creazione della firma, che la renda:
- AUTENTICA (il destinatario può verificare l’identità del mittente);
- NON RIPUDIABILE (il mittente non può disconoscere un documento da lui firmato);
- INTEGRA (il destinatario non può inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro.
Le caratteristiche fondamentali per questo tipo di operazione sono ad esempio: l’algoritmo di acquisizione e cifratura della firma, la densità di pixel dello schermo, la risoluzione e la dimensione dello schermo.
A tale scopo Krell Informatica ha accuratamente selezionato con test e certificazioni, alcuni dispositivi tablet e palmari utili per lo scopo.
Esempio di applicazione nel sistema Krell per la tentata vendita: Acquisizione del timbro da tablet e Firma grafometrica per la completa dematerializzazione dei documenti
![15044852_10154729437124628_280557929_o Acquisiszione timbro da apporre nel documento per Archiviazione digitale e sostitutiva](https://www.krell.it/wp-content/uploads/2016/11/15044852_10154729437124628_280557929_o.jpg)
1. Acquisizione del timbro che viene automaticamente apposto nel documento.
![15051931_10154729438659628_597656826_o Acquisizione della firma grafometrica tramite tablet per dematerializzazione dati](https://www.krell.it/wp-content/uploads/2016/11/15051931_10154729438659628_597656826_o.jpg)
2. Acquisizione della firma del cliente al momento della consegna.
![15008067_10154729436704628_2059502598_o 3. Apposizione della firma grafometrica sul timbro nell’apposito spazio del documento](https://www.krell.it/wp-content/uploads/2016/11/15008067_10154729436704628_2059502598_o.jpg)
3. Apposizione della firma grafometrica sul timbro nell’apposito spazio del documento.
ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA: Il sistema Paperless di Krell Informatica
L’archiviazione digitalizzata che consente la dematerializzazione dei documenti!
Il sistema di archiviazione sostitutiva sviluppato da Krell Informatica costituisce un modulo integrabile in qualsiasi prodotto Krell e personalizzabile.
Il software è frutto dell’esperienza trentennale dell’azienda nel campo dello sviluppo di software gestionali.
Caratteristiche tecniche del software per l’archiviazione sostitutiva
- La firma digitale sui documenti è di tipo grafometrico ed ha quindi valore legale,
- sia sicurezza del colloquio tablet-pc,
- firma del titolare in modalità cifrata,
- gestione e protezione della master key,
- conformità alle regole tecniche nazionali,
- l’archivio generato tramite il sistema paperless può essere consultato dagli utenti abilitati online, quindi anche senza necessità di installazioni su postazioni specifiche.
Vantaggi dell’archiviazione sostitutiva:
- Velocità nell’emissione del documento e dell’acquisizione delle firme
- Risparmio in termini di costi aziendali per l’emissione di documenti cartacei
- Comodità nella gestione e consultazione dell’archivio