Differenza tra archiviazione DIGITALE e archiviazione SOSTITUTIVA
- Procedura di acquisizione e gestione di documenti cartacei e digitali, organizzati in un archivio informatico che può risiedere sia nell’azienda stessa, sia online. La copia digitale o digitalizzata del documento non ha valore legale.
- Facilita l’organizzazione dei documenti in un archivio velocemente consultabile.
- È necessario mantenere la copia originale cartacea del documento.
- “…procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico” (fonte)
- Facilita l’organizzazione dei documenti in un archivio velocemente consultabile
- Non è necessaria copia cartacea. Dematerializzazione del documento
“La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.”
(Fonte. Vedi anche: firma digitale e la marca temporale.)
La firma grafometrica: quando la firma da dispositivo tablet o palmare ha valore legale?
Non tutti i dispositivi tablet, tavolette grafiche e palmari permettono di acquisire una firma che abbia valore legale.
Il dispositivo deve rispettare determinate caratteristiche tencniche nell’algoritmo di creazione della firma, che la renda:
- AUTENTICA (il destinatario può verificare l’identità del mittente);
- NON RIPUDIABILE (il mittente non può disconoscere un documento da lui firmato);
- INTEGRA (il destinatario non può inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro.
Le caratteristiche fondamentali per questo tipo di operazione sono ad esempio: l’algoritmo di acquisizione e cifratura della firma, la densità di pixel dello schermo, la risoluzione e la dimensione dello schermo.
A tale scopo Krell Informatica ha accuratamente selezionato con test e certificazioni, alcuni dispositivi tablet e palmari utili per lo scopo.
Esempio di applicazione nel sistema Krell per la tentata vendita: Acquisizione del timbro da tablet e Firma grafometrica per la completa dematerializzazione dei documenti
1. Acquisizione del timbro che viene automaticamente apposto nel documento.
2. Acquisizione della firma del cliente al momento della consegna.
3. Apposizione della firma grafometrica sul timbro nell’apposito spazio del documento.
ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA: Il sistema Paperless di Krell Informatica
L’archiviazione digitalizzata che consente la dematerializzazione dei documenti!
Il sistema di archiviazione sostitutiva sviluppato da Krell Informatica costituisce un modulo integrabile in qualsiasi prodotto Krell e personalizzabile.
Il software è frutto dell’esperienza trentennale dell’azienda nel campo dello sviluppo di software gestionali.
Caratteristiche tecniche del software per l’archiviazione sostitutiva
- La firma digitale sui documenti è di tipo grafometrico ed ha quindi valore legale,
- sia sicurezza del colloquio tablet-pc,
- firma del titolare in modalità cifrata,
- gestione e protezione della master key,
- conformità alle regole tecniche nazionali,
- l’archivio generato tramite il sistema paperless può essere consultato dagli utenti abilitati online, quindi anche senza necessità di installazioni su postazioni specifiche.
Vantaggi dell’archiviazione sostitutiva:
- Velocità nell’emissione del documento e dell’acquisizione delle firme
- Risparmio in termini di costi aziendali per l’emissione di documenti cartacei
- Comodità nella gestione e consultazione dell’archivio