- Acquisizione dei documenti cartacei mediante scansione (sia per la documentazione storica, sia per quella corrente passiva, ovvero quella ricevuta)
- Acquisizione digitale della documentazione corrente attiva (documentazione emessa)
"Rendi più semplice il lavoro nella tua azienda con il sistema Paperless per la dematerializzazione dei documenti"
Cosa fa un sistema di archiviazione digitale?
Acquisizione
Archiviazione
- La documentazione acquisita viene catalogata, etichettata e indicizzata in modo da rendere ogni documento univoco e quindi facilmente rintracciabile.
- L’accesso ai dati é reso sicuro da criptatura
- Backup dell’archivio giornaliero
Consultazione
- L’indicizzazione dei dati rende la ricerca veloce e semplice per ogni utente abilitato
- L’archivio è consultabile online tramite semplice browser, oppure dal proprio sistema gestionale, tramite interfacciamento con il sistema in uso.
Cosa fornisce Krell nel "Sistema paperless"?
ll Software per l'archiviazione digitale e sostitutiva
Krell Informatica ha sviluppato un software esclusivamente dedicato alla gestione degli archivi digitali. Il software è frutto dell’esperienza trentennale dell’azienda nel campo dello sviluppo di software gestionali.
L’archivio generato tramite il sistema paperless può essere consultato dagli utenti abilitati online, quindi anche senza necessità di installazioni su postazioni specifiche.
Il software può essere integrato come modulo aggiuntivo in ognuno dei nostri software gestionali, sistemi per la tentata vendita e la raccolta ordini e sistemi per la ristorazione e il retail.
Tutte le informazioni sulle differenze tra “Archiviazione digitale” e “Archiviazione Sostitutiva” in questo link
Il dispositivo mobile per la firma grafometrica
Mentre l’archiviazione documentale viene gestita con qualsiasi dispositivo mobile, per quella sostitutiva con firma grafometrica occorrono hardware con specifiche caratteristiche tecniche, riconosciuti ed abilitati a tale scopo: per esempio la frequenza di campionamento, la risoluzione in acquisizione, la dimensione del display, dimensione in pixel ecc..;
Krell Informatica è in grado di fornire tali dispositivi, quali tablet e palmari.
In questo modo viene data la possibilità della firma sul display legalmente valida.
Tutte le info sui dispositivi per la firma grafometrica i questo link.
NOTA:
Per quanto riguarda l’archiviazione sostitutiva Il sistema necessita non solo di un hardware che abbia specifiche caratteristiche tecniche ma anche che ci sia sicurezza del colloquio tablet-pc; la firma del titolare in modalità cifrata; gestione e protezione della master key; conformità alle regole tecniche nazionali;
Il nostro applicativo rientra nella gestione dell’archiviazione documentale e sostitutiva, con riconoscimento firma grafometrica, come da vigenti disposizioni in materia.
Un esempio di applicazione del sistema Paperless nella Tentata Vendita
A fine giornata, tramite la trasmissione dei dati mediante lettore multiplo di penne usb (per velocizzare il trasferimento dei dati) le immagini dei documenti scansionati vengono archiviate nel server dedicato.
Nel server dedicato, tramite procedure schedulate o con collegamento diretto al server gestionale, vengono letti e registrati tutti i dati relativi alle bolle di consegna (data, ora, numero, cliente, partita iva, magazzino di partenza, etc…).
A questo punto, il documento archiviato in modo digitale, può essere consultato on line direttamente dal sistema gestionale utilizzato o tramite un qualunque browser.
Inoltre, grazie alla infrastruttura tecnologica fornita, tutti i dati possono essere consultati anche dall’esterno senza dover installare nessun software e/o vpn sui dispositivi ma semplicemente digitando sul browser un indirizzo pubblico che verrà fornito. L’accesso ai dati é sicuro e garantito da una “criptatura” degli stessi a 4096 bit (brevetto italiano ed europeo).
Oltre a questi aspetti funzionali é da precisare che tutti i dati archiviati nel sistema dedicato, sono sottoposti a backup giornaliero locale (sempre nello stesso server) ed a backup giornaliero incrementale presso un Data Center dove tutti i documenti sono crittografati.
Questa soluzione consente di avere attivo un vero e proprio servizio di Disaster Recovery.
In merito alla firma grafometrica, viene data la possibilità della firma sul display per poi riprodurla sul documento di stampa.
Il documento è predisposto per l’archiviazione documentale, inserendo un codice a barre identificativo sul documento.
Il sistema necessita di un hardware che abbia specifiche caratteristiche tecniche come per es. frequenza campionamento, risoluzione in acquisizione, dimensione display, dimensione pixel ecc..; che ci sia sicurezza del colloquio tablet-pc; la firma del titolare in modalità cifrata; gestione e protezione della master key; conformità alle regole tecniche nazionali;
Il nostro applicativo rientra nella gestione dell’archiviazione documentale e sostitutiva, con riconoscimento firma grafometrica, come da vigenti disposizioni in materia.
L’archiviazione documentale viene gestita con qualsiasi dispositivo mobile mentre per quella sostitutiva con firma grafometrica occorre, come anzi detto, un hardware specifiche caratteristiche.